Ines Prodan|

Recunosc, este un articol scris din prea multă frustrare acumulată.

Dacă ai blog, ar trebui să știi unele lucruri despre informațiile pe care ar trebui să le afișezi acolo, pe lângă articolele pe care le scrii cu o anumită frecvență. Prin urmare, există două secțiuni care, în opinia mea, nu ar trebui să lipsească de pe blogul personal:

Despre mine

Este o secțiune pe care, dacă aș avea puterea necesară, aș introduce-o ca fiind obligatorie pentru orice posesor de blog.

Spuneam într-un post anterior că, înainte de a iniția o comunicare cu un blogger, trebuie să faci puțin research despre el, pentru a putea personaliza mesajul. În momentul ăsta intervine paradoxul: sunt bloggeri care îi critică pe cei ce nu formulează un mesaj personalizat dar, pe de altă parte, ei nu și-au creat o secțiune distinctă, ”despre mine”, în care chiar să spună ceva despre ei.

O altă problemă apare în momentul în care această secțiune există și trebuie să fie umplută. Cu ce o umpli? Sfatul meu este să oferi informații punctuale, de genul: nume întreg, ocupație, domenii de interes, listă de filme preferate etc. Totul punctual. Fără prea multe metafore și întortocheli de fraze; ai tot blogul la dispoziție pentru a întortochea frazele, în secțiunea ”despre mine” spune ceva clar.

Contact

A doua secțiune obligatorie. Bineînțeles, numai în cazul în care dorești să fii contactat, și mă îndoiesc că nu-ți dorești acest lucru. Nu trebuie să-ți dai și numărul de telefon și numărul de la pantofi și datele de contact ale tuturor rudelor; . Pentru că mesajele pe care le primești trebuie să aibă și un răspuns (dar despre asta o să vorbim altă dată).

Personal, nu sunt de acord cu folosirea exclusivă a unui formular de contact din cel puțin două motive:

1. prima dată când am dat nas în nas cu aceste formulare de contact a fost la începutul erei noastre, atunci când au apărut site-urile, proprietarii lor nu erau conștienți de importanța relației directe cu clientul (nu că acum ar fi mai luminați) și, prin urmare, niciodată nu am primit un răspuns când am trimis un mesaj folosindu-mă de acest formular. Poate că între timp lucrurile s-au schimbat, dar senzația că formularul de contact este pus numai din politețe a rămas.

2. formularele de contact nu permit atașamente iar unele au și număr limitat de caractere

Prin urmare, dacă un formular de contact ți se pare cool și nu vrei să renunți la el, sfatul meu este să adaugi și o adresă de e-mail acolo. Pentru că te mai umanizează puțin.

Puteți să mă contraziceți .

Sursa foto

Acum câteva săptămâni am primit un email care suna aşa:

“Stimate domn / doamna,

Apelez la bunavointa dumneavoastra pentru a ma ajuta sa identific modul de comunicare folosit de dumneavoastra in calitatea de proprietar de blog si autor de articole pe blogul personal. Pentru aceasta va rog frumos sa-mi raspundeti la câteva intrebari generale lucru pentru care va multumesc anticipat.”

Pentru că este mult mai simplu, o să pornim de la exemplul de mai sus şi o să identificăm câteva reguli de bun simţ de care ar trebui să ţinem cont în comunicarea cu un blogger.

Cunoaşterea bloggerului

Absolut necesară.

Vorbeam în primul articol despre cunoaşterea interlocutorului înainte de a ne lansa într-o comunicare cu el. Spre deosebire de interlocutorii care nu deţin un blog (şi în cazul cărora cercetarea prealabilă este puţin mai dificilă, având în vedere că trebuie să deducem unele lucruri), în cazul unui blogger lucrurile se simplifică mult.

Chiar dacă blogul pe care îl deţine nu este unul de tip jurnal (în care să-şi descrie activităţile zilnice, trăirile, lucrurile care îi plac sau care îi displac), ci, mai degrabă, un blog nişat pe un anumit domeniu, oricum ne este mult mai uşor să ne cunoaştem interlocutorul.

Presupunând că am trecut prin etapa de cunoaştere a interlocutorului (obligatorie!), ar trebui să ştim despre bloggeru respectiv măcar strictul necesar: sexul.

Modul de adresare

Personal.

Exemplul de mai sus este ilustrarea modului impersonal de adresare. Atunci când trimitem un email unui blogger, acesta îl va primi şi îl va citi în calitate de blogger, nu prin prisma funcţiei sale de zi cu zi. Bloggerii nu sunt funcţionari publici, nu sunt şefii voştri de la serviciu, nu sunt persoane cărora să le trimitem e-mailuri de tip cerere, aşa cum este cel de mai sus.

A folosi o modalitate personală de adresare înseamnă, evident, a parcurge măcar în diagonală blogul respectiv şi apoi a formula emailul “pe limba” bloggerului. “Pe limba” bloggerului include şi adresarea cu “dumneavoastră” sau adresarea cu “tu”. Toate astea pot reieşi din felul în care un blogger scrie.

Formularea mesajului

Complet.

Mai ales dacă este vorba despre cineva care nu vă cunoaşte, în interiorul emailului ar trebui să spuneţi cine sunteţi, ce doriţi şi, mai ales, să arătaţi faptul că apreciaţi efortul bloggerului.

Asta înseamnă fie să îi mulţumiţi pentru timpul acordat, fie să îi sugeraţi că o să aibă şi el ceva de câştigat (nu neapărat material).

Textul

Corect din punct de vedere al limbii române

Nu este cazul în exemplul de faţă, dar primesc foarte multe e-mailuri, în special de la strudenţi care îşi fac lucrarea de licenţă despre online, care demonstrează că nici măcar nu au depus minimum efort de a reciti emailul înainte să-l trimită.

Dacă tu nici măcar atât nu poţi să faci, eu de ce mi-aş pierde timpul ajutându-te?

Atitudinea

De respect.

Aşa cum reiese din tot ce am spus până acum, unui blogger (şi nu numai) trebuie să-i arăţi că îl respecţi : îi respecţi muncă, îi respecţi timpul, îi respecţi faptul că (poate) te va ajuta.

Cum trimiţi emailul

Cu BCC.

În cazul în care îţi este lene să faci un email personalizat (ceea ce NU recomand), măcar foloseşte opţiunea BCC atunci când trimiţi acelaşi eemail mai multor bloggeri. Unui blogger, în general, nu-i place să constate că adrea lui de email stă la îngrămădeală alături de alte 50 de adrese de bloggeri.

Pentru completarea informaţiilor, recomand şi articolele lui Marius:

Ghid pentru abordarea bloggerilor de către studenţi
Lecţia de PR, capitolul email

Sursa foto

Una dintre greşelile cel mai des întâlnite atunci când este vorba despre un mail standard (care, apropo, nu mai este atât de eficient dar, pentru că oricum este foarte des folosit, măcar să fie corect trimis) este copierea adreselor de e-mail ale tuturor destinatarilor în câmpul „to”.

Ce se întâmplă când faci acest lucru? Foarte simplu: fiecare dintre destinatarii tăi vor vedea adresele celelalte.

De ce nu e bine lucrul ăsta? Din mai multe motive pe care le voi explica prin exemple:

Primul exemplu:

Am un produs foarte mişto pe care vreau să-l promovez prin intermediul blogurilor. Asta înseamnă că am nevoie de adresele de e-mail ale bloggerilor, cât mai multe adrese de e-mail, cu cât mai multe, cu atât mai bine.

Chiar dacă majoritatea bloggerilor şi-au făcut publică adresa de e-mail, a le strânge pe toate la un loc şi a ordona frumos o bază de date îmi ia ceva timp, mai ales că fiecare blog are secţiunea de „contact” într-o altă parte iar fiecare blogger alege să o expună în felul lui. Eu am foarte multe treburi de făcut, deci cel mai bine ar fi să plătesc un om care să se ocupe special de asta.

Şi pe ultima sută de metri, atunci când aveam bugetul aprobat pentru omul în cauză, primesc un mail de la o asociaţie studenţească prin care sunt anunţată de ceva eveniment de-al lor. Observ că în câmpul „to” nu este numai adresa mea, aşa că dau „extend”.

Şi să vezi bucurie: câmpul „to” mai conţine încă 50 de adrese, toate ale bloggerilor din România, şi cam aceleaşi adrese de care aveam eu nevoie.

Dacă unii fac pe gratis treaba asta, eu de ce să plătesc un om?

Al doilea exemplu

Lucrez la o firma de recrutare. Trebuie să plasez pe piaţa muncii o serie de absolvenţi, dar pentru asta am nevoie de datele lor de contact. Desigur, mi-ar fi foarte utile numerele lor de telefon, dar nici adresele de e-mail nu strică.

Aşa că încep să mă interesez de unde aş putea cumpăra o bază de date. Pentru că bazele astea de date se cumpără.

Şi, după ce am pus eu bani deoparte pentru această achiziţie, tocmai când sunt pe punctul de a acţiona în consecinţă, primesc un e-mail de la un fost coleg de facultate şi, cand mă uit în câmpul „to” observ că este plin cu aproximativ 200 de adrese ale celorlalţi foşti colegi.

De ce să mai cumpăr baza de date dacă o pot salva pe gratis în acelaşi folder unde le-am salvat şi pe celelalte primite exact în acelaşi mod? Pentru că respectivul coleg, evident, nu este singurul căruia îi place să facă muncă patriotică.

Să o luăm şi invers cu al treilea exemplu:

Sunt blogger şi primesc un e-mail despre un nou produs de la cineva care, conform semnăturii, este PR-ist la compania producătoare. Observ că, pe lângă adresa mea, în câmpul „to” mai există vreo 50 de adrese. Ce concluzii trag:

1. Compania reprezentată de un PR-ist care nu cunoaşte noţiuni elementare despre trimiterea unui e-mail este la fel de ignorantă ca şi persoana în cauză

2. PR-istul despre care vorbeam face o treabă de mântuială şi nu ştie să se folosască în mod corect de mijloacele de comunicare

3. PR-istul respectiv nu ştie să mă respecte. Nici pe mine, nici pe ceilalţi bloggeri care se află în acelaşi „câmp” cu mine

Soluţia: BCC

BCC sau, în forma extinsă, Blind Carbon Copy, este câmpul aflat sub „To” şi „Cc”. Această opţiune îţi permite să introduci oricât de multe adrese de e-mail, fără să lezezi în orgoliu pe cineva, deoarece destinatarului nu îi vor apărea toate adresele la care mailul a fost trimis.

Nu ştiu dacă este o regulă tehnică sau de imagine în a introduce o adresă de e-mail şi în câmpul „to”. De regulă, pentru cazul în care destinatarul se va uita la câmpul „to” (şi pentru a evita situaţia în care, în câmpul respectiv, va apărea textul „undisclosed-recipients”, indiciu clar că mailul a fost trimis cu „Bcc”) eu introduc în acest câmp adresa mea de e-mail.

Spor la trimis e-mailuri.

Cred că aproximativ 80% dintre persoanele de la care am primit vreodată un e-mail fie au o adresă unică pe care şi-au făcut-o atunci când au intrat pentru prima oară în contact cu Internetul, fie nu cunosc anumite reguli ce contribuie, într-un final, la construirea brandului personal.

Sunt unele aspecte ce ar putea intra în categoria „detalii”, dar care contribuie într-un mod semnificativ la crearea credibilităţii în ochii persoanei care citeşte un e-mail venit din partea noastră, mai ales dacă persoana respectivă nu ne este prieten apropiat, dar avem interes în a primi un răspuns favorabil.

Iată câteva dintre aspectele ce ar trebui luate în seamă, după ce am trecut de pasul 1, dar înainte să dăm „send” unui e-mail:

Forma adresei de e-mail

Este foarte bine dacă ai o adresă de forma me_very_sweet_1987@yahoo.com, dar este foarte recomandat să nu o foloseşti în comunicarea curentă, mai ales aceea cu persoane care nu te cunosc.

Da, ştiu, este adresa prima adresă de e-mail din viaţa ta, toată lumea o ştie şi nu îţi poţi permite acum să o schimbi. Ba da! Prietenii tăi, evident, te por contacta în continuare la această adresă, dar imaginează-ţi situaţia în care un domn profesor îţi va cere o adresă de e-mail la care să-ţi trimită nişte materiale. Ai putea să-i dictezi adresa asta? Sau imaginează-ţi că vrei să-ţi faci o carte de vizită. Asta ar fi foarte interesant…

O adresă de e-mail la care nimeni să nu aibă nimic de comentat este una de forma prenume.nume@domeniu.com sau oricare altă combinaţie între aceste elemente. Fără nume de alint, fără prescurtări şi, mai ales, fără an de naştere (!!!).

Numele expeditorului

Ok, ţi-ai făcut adresă profesionistă. Ce mai faci acum?

Orice client de e-mail are o secţiune cu setări, adică locul în care tu trebuie să alegi ce anume să apară în inboxul celui ce îţi va primi e-mailul. Cel mai indicat este să setezi să-i apară prenumele şi numele tău.

Nu porecla, nu cum ţi-ar plăcea ţie să fii strigat, nu numele personajului tău preferat din desenele animate şi, mai ales, nu „just me” (!!!). În mediul online nu poţi fi „just you”. Asta este o formulă ce denotă lipsă de creativitate. Voi aveţi idee câţi de „me just me” sunt in tot online-ul ăsta?

Clientul de e-mail folosit

Majoritatea folosim Yahoo mail, ceea ce pune sub semnul „coloratului”, prieteniei şi, mai ales, informalului acest client de e-mail. Mai indicat este Gmail deoarece dă o tentă de profesionalism.

Totuşi, dacă scriem în calitate de reprezentanţi ai unei firme/companii, cel mai indicat este ca adresa de pe care comunicăm să fie de forma @numelecompaniei.ro.

Astea sunt o serie din detaliile tehnice în legătură cu adresa de e-mail despre care mi-am propus să vorbesc astăzi. Dacă mai sunt completări, feel free!

Acum ceva (mulţi) ani în urmă un comunicat de presă standard trimis în masă către radiouri, televiziuni şi ziare deopotrivă avea efect.

Oricât de mult ne-ar plăcea să credem că acest lucru încă mai funcţionează, oricât de mult timp credem noi că economisim dacă încă mai practicăm această strategie, documentele standard nu mai funcţionează. Cu atât mai puţin în cazul comunicării online.

De aceea, primul pas, înainte de a iniţia o comunicare online (şi nu numai) este cunoaşterea interlocutorului.

În acest prim articol voi vorbi despre câteva modalităţi de a „face cunoştinţă” cu interlocutorul încă dinainte de a intra în contact propriu-zis cu acesta la modul general, fără a particulariza pe tipuri diferite de interlocutor:

Cea mai la îndemană cale este Google-ul. Se spune că, dacă nu ai prezenţă online, nu exişti, aşa că s-ar putea să fie şanse mari ca interlocutorul tău să îşi dorească să existe. Îţi poţi face o părere rapidă despre persoana în cauză uitându-te la titlurile primelor site-uri din Google în care apare numele lui. Dacă numele lui nu apare pe atât de multe site-uri, probabil că nu este familiarizat atât de mult cu internetul. Dacă, în schimb, se bucură de prezenţă online, probabil că apariţia sa va avea o oarecare constantă (în sensul că site-uri de genul cocalari.com şi wall-street.ro nu vor alterna).

Dacă are un blog personal, lucrurile se simplifică mult. Desigur, asta înseamnă chiar să îl citeşti înainte să îl abordezi.

Reţelele sociale din care face parte îţi pot spune multe despre el; într-un fel este personalitatea unui om cu cont pe hi5 şi într-un alt fel este personalitatea unui om cu cont pe linkedin.

Cunoştinţele comune sunt o altă sursă de informaţie. Ele îţi pot dezvălui lucruri despre felul său de a fi, despre ceea ce îi place şi ceea ce îi displace, despre modalităţi eficiente de abordare. Plus că îţi poţi face o imagine despre cum este el privit de oamenii din jur.

Locul de muncă spune foarte multe despre noi înşine. Locul de muncă dezvăluie dacă ne place să lucrăm în echipă sau de unul singur, dacă ne place să stăm la birou sau să umblăm pe teren, dacă suntem stabili în deciziile noastre sau ne plimbăm dintr-un loc în altul (la schimbarea frecventă a locurilor de muncă mă refer) sau dacă suntem, mai degrabă, persoane tehnice decât persoane creative.

Mai sunt multe altele, dar acestea ar putea fi un început bun în cunoaşterea interlocutorului. Personal, sunt pro mediu online pentru cercetare: mult mai eficient, atât din punct de vedere al timpului petrecut, cât şi din punct de vedere al informaţiilor adunate toate în acelaşi loc. La această afirmaţie aţi putea replica faptul că nu chiar toată lumea are activitate pe Internet. Well, probabil că acelea sunt persoanele în cazul cărora comunicarea online nu ar fi eficientă. Şi nu despre ele se vorbeşte pe acest blog .

Sursa foto